Er komt heel wat kijken bij het beheer van uw wagenpark. Wij hebben jarenlange ervaring in zorgvuldig en vakkundig wagenparkbeheer. Met personen- en bedrijfswagens, met grote- en kleine wagenparken. Een gerust gevoel als u de exploitatie en beheer van uw wagenpark wilt uitbesteden. De volgende operationele activiteiten kunnen wij verzorgen.

Poolbeheer

Fleet Support controleert of het aanbod van de beschikbare en/of vrijgekomen leaseauto’s in een kwartaal overeenkomt met de vraag naar nieuwe auto’s in dezelfde periode en de gerealiseerde herinzet. Hierdoor wordt stilstand van auto’s voorkomen en worden de kosten zo laag mogelijk gehouden.

Administratieve afhandelingen

De inhouding van autokosten op het salaris van uw medewerkers is secuur werk. De leasemaatschappij(en) waarmee u contracten heeft, de autoregeling(en) en fiscale regels vragen om een zorgvuldige en betrouwbare werkwijze. Fleet Support verzorgt dit traject voor u. Wij controleren, corrigeren en administreren alle autogerelateerde inhoudingen. Uw salarisadministratie krijgt vervolgens een overzichtelijk bestand dat direct verwerkt kan worden. Bovendien berichten wij in een vooraankondiging uw medewerkers via een e-mailservice over incidentele inhoudingen op hun salaris (bijvoorbeeld bekeuringen).

Operationele sturing

Wij dragen zorg voor de correcte invulling en uitvoering van uw autoregeling. Of het nu gaat om het tijdig bestellen van nieuwe leaseauto’s of het scherp houden van leasemaatschappijen, wij regelen het. Onze operationele sturing bestaat uit:

  • Het monitoren van het autorisatieproces
  • Het monitoren van het bestelproces en eventueel accorderen van bestellingen
  • Het vergelijken van offertes en contractvoorstellen van verschillende leveranciers
  • Het proactief opvragen van contractaanpassingen bij afwijkingen in contractuele jaarkilometrages
  • Het beoordelen van financiële consequenties bij voortijdige beëindiging van het dienstverband van een medewerker

Sturen op kwaliteit en risicobeperking

In de Service Level Agreement (SLA) met uw leasemaatschappij of leverancier staan de kritieke prestatie-indicatoren (KPI) ofwel de kwaliteitseisen geformuleerd waaraan de leverancier gedurende de gehele contractperiode moet voldoen. Fleet Support bewaakt dit afgesproken kwaliteitsniveau van uw leverancier en onderneemt actie wanneer deze beneden de ondergrens raakt of dreigt te raken.

Escalatiedesk

Voor uw medewerkers is de leasemaatschappij het eerste aanspreekpunt bij vragen. Daar liggen de contacten en contracten die duidelijkheid verschaffen over de regelingen waarbinnen zij hun auto rijden. Toch zijn er situaties waarbij er meer en specifieke aandacht nodig is. Speciaal daarvoor heeft Fleet Support een escalatiedesk ingericht waar uw medewerkers met hun vragen terecht kunnen die door de leasemaatschappij niet of onvoldoende worden beantwoord. De ervaren professionals van de escalatiedesk zijn op de hoogte van alle afspraken met betrekking tot het leasecontract en de autoregeling binnen úw organisatie. Zij gaan voor u aan de slag en zorgen voor passende oplossingen.

Managementrapportage

Na afloop van elk kwartaal ontvangt u van ons een managementrapportage. In deze rapportage worden meetpunten per kostenbeïnvloeder (leverancier, werknemer en werkgever) benoemd. Op basis van die meetpunten worden acties benoemd om de kosten zo laag mogelijk te houden. De resultaten van deze benoemde acties worden in het daarop volgende kwartaal beoordeeld en eventueel aangescherpt.