In veel bedrijven wordt wagenparkbeheer ‘erbij gedaan’. Met enkele leaseauto’s is dat vaak goed te coördineren. Echter, als het wagenpark groeit en er meer mobiliteitsvraagstukken spelen, dan wordt het vaak een hele uitdaging. Denk bijvoorbeeld aan laadpalen, fietsregelingen, mobiliteitsbudgetten en mobiliteitspassen.

Een vak apart

Wagenparkbeheer is een vak apart. Er zijn verschillende facetten, die elk evenveel aandacht vragen. Denk aan de aflevering van nieuwe leaseauto’s, het beheer van leasecontracten, het afhandelen van schades en de controle van facturen en declaraties. Als u dit naast uw eigen werkzaamheden doet, kost dit niet alleen veel extra tijd, maar het kan u ook zomaar veel geld kosten.

Enkele veel voorkomende 'fouten':

• Het inzetten van een huurauto, terwijl er een lease-auto vrijkomt of poolauto stil staat.
• Tanken langs de snelweg. Onnodig duur!
• Onduidelijkheid wie de goedkeuring doet voor nieuwe bestellingen (vooral een issue bij ondernemingen met veel vestigingen)
• Te laat bestellen en/of verlengen van nieuwe lease-auto’s (i.v.m. lange levertijden zeer actueel!).
• Onvoldoende voorbereid op elektrificatie (vertraging duurzaamheidsdoelstellingen)

Bovenstaande voorbeelden kosten onnodig tijd en energie. Kortom, aandacht voor mobiliteit is belangrijk. Zowel operationeel als beleidsmatig.

Wat komt er allemaal bij kijken …

In hoofdlijnen bestaat wagenparkbeheer uit 24 processen. Het gaat niet alleen om het bestellen en inleveren van een leaseauto, maar denk ook aan de volgende onderwerpen:

• Inzet van poolauto, huurauto of ander tijdelijk vervoer
• Laadvoorziening bij de leaserijder thuis
• Fiscale inhoudingen
• Wijzigingen bij promotie/functiewijziging
• Factuurcontrole
• Contractaanpassingen
• Schade-afhandeling (administratief)
• Onderhoud
• Declaraties afhandelen
• Aanpassingen aan voertuig (bv aangepaste stoel)
• …..

Bovenstaande activiteiten worden bij kleinere organisaties vaak waargenomen door een HR-medewerker, inkoper of facilitair medewerker. Bij grotere organisaties met dito wagenpark is er vaak een fleetmanager of wagenparkbeheerder die de processen coördineert. Hij/zij heeft vaak ook nog bredere mobiliteitsvraagstukken op het bord liggen.

Kortom, de aandacht voor wagenparkbeheer staat vaak onder druk. Merkt u dat u ondersteuning nodig heeft omdat het wagenpark groeit? Of ter tijdelijke vervanging van een collega? Of omdat er steeds meer mobiliteitsvraagstukken op u af komen? Wij helpen u graag met een tijdelijke wagenparkbeheerder of mobiliteitsmanager. In dat geval biedt Interim Management van Fleet Support uitkomst. 

De voordelen van een interim wagenparkbeheerder of fleetmanager van Fleet Support:

• Kennis van zaken; van operatie tot strategie
• Snel inzetbaar
• Ter tijdelijke vervanging of ondersteuning
• Vanaf 4 tot 40 uur per week

Bij Fleet Support beschikken wij over ervaren en uiterst resultaatgerichte wagenparkbeheerders die direct inzetbaar zijn voor zowel operationele werkzaamheden als interne (proces)advisering of een combinatie van beiden. Dit is al mogelijk vanaf een halve dag per week. Ook als u tijdelijk extra specialistische kennis en ervaring nodig heeft om uw processen te optimaliseren kunnen wij het wagenparkbeheer en aanverwante processen van u overnemen. Heeft u op korte termijn behoefte aan een tijdelijke wagenparkbeheerder, fleet- of mobilitymanager vanwege vakantie, ziekte of zwangerschapsverlof? Wij staan voor u klaar met gedegen kennis en kunde. 

Vragen of meer weten?

Heeft u vragen over de verschillende processen voor een efficiënt wagenparkbeheer of wilt u meer weten over de mogelijkheden rondom het snel werven, selecteren en inzetten van een ervaren wagenparkbeheerder? Neem dan contact op met Maaike Appelboom, manager interim/personeel bij Fleet Support, via 06 - 27 62 30 38 of stuur een e-mail naar m.appelboom@fleetsupport.com.