Het maximale halen uit fleetmanagement is een uitdagende klus. Fleet Support heeft daarom haar ‘deliverables for optimal fleet management’ opgesteld: een kwartet aan elkaar gerelateerde bouwstenen die helpen om het fleet management te optimaliseren. Maaike Appelboom, Manager Customer Engagement, heeft hiervoor in een eerder artikel de aftrap gegeven. 

De eerste bouwsteen is ‘beleid’. Aan de hand van 5 optimalisatiepunten laten we je graag zien hoe meer aandacht voor beleid een groot verschil maakt.

1. Structureer je afspraken

Fleet Support ondersteunt veel bedrijven op het gebied van fleetmanagement. Ook in de vorm van interimmers die de fleetmanager tijdelijk vervangen of als uitbreiding van het team. Zo ook bij een klant die recent hard is gegroeid. Lang werd fleetmanagement “erbij” gedaan, maar met de groei van het bedrijf moest er echt werk van gemaakt worden. Toen de interim fleetmanager zijn tanden in het vlootbeheer zette, vielen er - begrijpelijk - wat lijken uit de kast. Er bleken talloze leasemaatschappijen betrokken en er waren geen eenduidige afspraken gemaakt. Kortom: voor niet alle auto’s was hetzelfde afgesproken, rapportages verliepen moeizaam en de budgettering liep ook verre van gesmeerd. Door een overvloed aan verschillende facturen, leidde de zeer diverse vloot tot veel administratief werk. Fleet Support bracht een nieuwe structuur aan in het fleet management waarbij het koos voor slechts twee leveranciers. Wel zo overzichtelijk. Bovendien werken beide leveranciers voortaan volgens dezelfde afspraken en heeft het een gunstig effect op de leasetarieven.

2. Maak van de leveranciersselectie een hoofdzaak

Bij de klant uit het voorbeeld hierboven bleek de zogenaamde ‘dual vendor’-strategie de oplossing, er is ook veel te zeggen voor de ‘single vendor’-oplossing. Het mogelijke voordeel is dat je één aanspreekpunt hebt en een echt partnership opbouwt. Dat is bijvoorbeeld ideaal bij grotere wagenparken. Aandachtspunten zijn er ook, want met één leverancier is er geen concurrentie en is de kans op stijgende leasetarieven aanzienlijk. Fleet Support heeft gelukkig enkele prijsborgingstools om onverwachte prijsstijgingen te voorkomen. 

Overigens draait het bij leveranciersselectie tegenwoordig niet meer om alleen de leasemaatschappij, maar komen ook andere mobiliteitsaanbieders om de hoek kijken, van leasefietsleverancier tot aanbieder van laadpaal of mobiliteitspas. Zeker als je grip op de kosten wil houden, kan het interessant zijn om met één leverancier te werken die zowel laadpaal als laadpas aanbiedt. 

3. Voorzie de mobiliteits- of autoregeling van landspecifieke bijlages

Internationaal opererende bedrijven doen er goed aan om landspecifieke bijlages op te nemen in de mobiliteits- of autoregeling. Ieder land is immers anders en op die manier speel je beter in op aanwezige verschillen. Denk aan juridische- en fiscale verschillen, maar ook heel praktische: Zo zijn er (wintersport)landen waar door wet- en regelgeving winterbanden verplicht zijn en in de regeling moeten worden meegenomen, wellicht in combinatie met aangepaste voorwaarden voor service en onderhoud. Er zijn ook geografische verschillen van invloed op je autoregeling. In een groot land met veel uitgestrekte gebieden is het zaak om de kilometerlimiet te verhogen. En misschien is de inzet van een elektrische auto om dezelfde reden minder wenselijk, zeker als de laadinfrastructuur in dat land nog niet goed ontwikkeld is. 

4. Stem beleid dat wijzigt af met de ondernemingsraad

Voor organisaties met minimaal 50 werknemers is een ondernemingsraad verplicht. Die OR stemt vervolgens mee in tal van besluiten, zoals regelingen die te maken hebben met beloning en functiewaardering. In sommige gevallen moet de OR een wijziging van de autoregeling goedkeuren, bijvoorbeeld als het om een eenzijdige wijziging gaat die negatief uitpakt voor de medewerker. Gouden tip: stem wijzigingen in de autoregeling áltijd af met de OR.

5. Maak duidelijke afspraken met je leaserijders

Omdat we veel bij bedrijven over de vloer komen, weten we dat leaseregelingen vaak best vrijblijvend zijn. De hoofdlijnen staan wel beschreven, maar net de details missen. In de meeste gevallen levert dat behalve veel vragen geen grote problemen op, maar soms is het voer voor discussie. Dat is zonde, dus ons advies is: zet afspraken zo duidelijk mogelijk op papier. Niet alleen de standaard onderdelen zoals looptijd en kilometrage zijn belang, maar ook afspraken over het gebruik van de auto in het buitenland of bij overschrijding van het leasebudget. Opvallend is te zien dat veel bedrijven wel sturen op brandstofverbruik, maar nog nauwelijks op energieverbruik. Ook daar kun je afspraken over meenemen in je leaseregeling, net als het gebruik van snellaadpunten. En wat spreek je af over vergoedingen over thuisladen, met welke pas je laadt en wat er gebeurt met die laadpaal thuis bij verhuizing? Fleet Support helpt je er graag bij om hier helderheid in te geven.

Vervolg

In een volgend artikel nemen wij je mee rondom het onderwerp taken en verantwoordelijkheden. Een belangrijk onderdeel, want wagenpark- en mobiliteitsbeheer bestaat uit meer dan 20 processen. Wie is nu eigenlijk verantwoordelijk? Leverancier, HR, Finance, Procurement of de Fleetmanager? Stay tuned!